A VALID/PERMANENT WORK PERMIT FOR GERMANY IS MANDATORY

Fulltime (40 hrs/Week), permanent
Location: Kiel, Germany
Start: immediately

ABOUT US

At Foxxum we shape the future of television: We develop, maintain and market pioneering Smart TV solutions for leading TV brands from all over the world such as Panasonic, Sharp or Medion. We also create Smart TV apps for global partners like Tele5, WRC, Tennis Channel and many more - including rlaxx TV: an innovative advertisement based streaming service that we operate as a sister company.

WHAT WE OFFER

• You will become a valued member of our dynamic and supportive administrative team
• Learning opportunities nurturing continuous professional and personal growth, as well as entry possibilities into another career due to steady business expansion
• Freedom to create and contribute your own ideas from day one
• Flexible working hours and an electronic time tracking system to document any overtime and give it back to you
• A company pension scheme and individual compensation packages as well as other corporate benefits
• A dynamic, multicultural, and professional team in which everyone bears responsibility
• Modern work equipment
• Summer party, Christmas party, barbecues on our rooftop terrace, pizza evenings and much more
• In our modern open-plan office, you can look forward to cold drinks, fresh fruit and a view across the Kieler Fjord

YOUR RESPONSIBILITIES

In the role of Administrative Assistant, you ensure smooth back-office processes and structures. Your main tasks are:

• Acting as a first point of contact with third parties
• Dealing with contracts (e.g. utilities, insurance, etc.), correspondence or phone calls
• Handling all documentation. For example, filing of incoming invoices and, when applicable, creation of outgoing invoices
• Managing databases and filing systems
• Maintaining administrative procedures – this includes time reporting, travel expenses, holiday tracking, etc.
• Onboarding/Offboarding of employees
• Organising companywide events or international corporate activities
• Managing the travel desk, which includes end-to-end travel planning, handling visa applications or managing travel diaries
• Ad-hoc activities based on the business needs

YOUR PROFILE

You are a highly motivated and flexible Assistant to the professional team of Foxxum. You should possess an independent mindset with a passion for accuracy and thinking ahead. Attitude matters – you are someone who enjoys solving problems. You have a hands-on mentality, are able to handle confidential information with discretion, and are very familiar with the digital world.
Besides that, we are looking for a team member with the following attributes:

• You either have been educated in an administrative or business-related field or have experience working in a similar field
• Fluent written and oral English and German skills are mandatory.
• Spanish and Portuguese language skills are a plus
• Highly organized, able to effectively prioritize and respond accordingly to the shifting needs of the team
• Computer literacy: Confident with Microsoft Office applications
• Positive can-do attitude
• International and independent mindset
• Driving license (B) is a plus
• Willingness to travel occasionally

APPLY NOW!

Send your application to careers@foxxum.com, consisting of a cover letter including your salary expectation, CV and reference letters from previous employers.

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EINE GÜLTIGE UND PERMANENTE ARBEITSERLAUBNIS FÜR DEUTSCHLAND IST ERFORDERLICH

POSITION: VOLLZEIT (40 STD/WOCHE), UNBEFRISTET
STANDORT: KIEL, DEUTSCHLAND
EINTRITT: AB SOFORT

WER WIR SIND

Foxxum gestaltet die Zukunft des Fernsehens: Wir entwickeln und vermarkten Smart TV-Lösungen für führende TV-Marken aus aller Welt, wie Panasonic, Sharp oder Medion. Außerdem kreieren wir Smart TV-Apps für globale Partner wie Tele5, WRC, Tennis Channel und viele mehr - darunter auch rlaxx TV: ein innovativer werbebasierter Streaming-Dienst, den wir als Schwesterfirma betreiben.

WAS WIR BIETEN

• Du wirst ein wertvolles Mitglied in unserem dynamischen und hilfsbereiten Team
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten für deine persönliche und professionelle Entfaltung und langfristige Perspektive bei Foxxum
• Freiraum, deine eigenen Ideen zu kreieren und einzubringen
• Flexible Arbeitszeiten und ein elektronisches Zeiterfassungssystem
• Betriebliche Altersvorsorge und individuell gestaltbare Vergütungspakete sowie weitere Corporate Benefits
• 29 Urlaubstage + Betriebsferien am 24.+31.12.
• Ein dynamisches, multikulturelles und professionelles Team, in dem jeder Verantwortung trägt
• Modernes Arbeitsequipment und flexible Homeofficemodelle
• Sommerfest, Weihnachtsfeier, Grillen auf der Dachterrasse, Pizza-Abende und vieles mehr
• In unserem modernen Großraumbüro erwarten dich außerdem gekühlte Getränke, frisches Obst sowie ein Blick über die gesamte Kieler Förde

DEINE AUFGABEN

In der Rolle der Verwaltungsassistenz sorgst du für reibungslose Abläufe und Strukturen im Back Office. Zu deinen Aufgaben gehört:

• Eine aufgeschlossene erste Anlaufstelle bzw. Kontaktperson für Dritte zu sein
• Bearbeitung von Verträgen (z. B. mit Versorgungsunternehmen, Versicherungen usw.), Schriftverkehr oder Telefonaten
• Bearbeitung der gesamten Dokumentation, wie z. B. die Digitalisierung und Ablage von Eingangsrechnungen und ggf. die Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen
• Pflege von Verwaltungsverfahren – dazu gehören Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Bearbeitung von Urlaubsanträgen etc.
• Onboarding/Offboarding von Mitarbeiter:innen
• Organisation von nationalen und internationalen unternehmensweiten Veranstaltungen
• Organisation von Geschäftsreisen, einschließlich der kompletten Reiseplanung und der Bearbeitung von Visa Anträgen
• Die Erledigung von Ad-hoc-Tätigkeiten je nach Geschäftsbedarf

DEINE FÄHIGKEITEN

Du bist eine hoch motivierte und flexible Assistenz im professionellen Team von Foxxum. Du solltest über eine selbstständige, vorausschauende Denkweise und eine Leidenschaft für Details verfügen. Du löst gerne neue Herausforderungen. Du bist praktisch veranlagt, kannst diskret mit vertraulichen Informationen umgehen und bist mit der digitalen Welt bestens vertraut. Darüber hinaus suchen wir ein Teammitglied mit den folgenden Eigenschaften:

• Du hast entweder eine Ausbildung in einem verwaltungs- oder wirtschaftsbezogenen Bereich absolviert oder verfügst über Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
• Spanische und portugiesische Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Du bist sehr gut organisiert, kannst effektiv Prioritäten setzen und entsprechend auf die wechselnden Bedürfnisse des Teams reagieren
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Anwendungen
• Internationale und unabhängige Denkweise
• Führerschein (Klasse B) ist von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen

BEWIRB DICH

Wir haben dein Interesse geweckt? Dann schicke uns deine vollständige Bewerbung bestehend aus Anschreiben inkl. Gehaltsvorstellung, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen an careers@foxxum.com.

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